Hoe krijg je inzicht in je kasstromen?

Juist in tijden van crisis bewijst de oude tegeltjeswijsheid ‘Cash is King’ zich weer. Het grootste risico op de korte termijn is immers dat een ondernemer in liquiditeitsproblemen komt doordat de vraag (grotendeels) wegvalt, maar de rekeningen binnen blijven komen. Daarom adviseren we om uw liquiditeitsprognose in ieder geval wekelijks bij te werken (en op te stellen als u dat nog niet had gedaan). Aan de hand van de geschatte wekelijkse ontvangsten en uitgaven, ziet u welk effect de kasstromen hebben op uw lopende bankrekening. Op basis van deze analyse kunt u vervolgens zien wanneer het saldo op uw bankrekening het nul niveau nadert. Meestal is dit het geval na grote periodieke uitgaven, zoals termijnbedragen van leningen of belastingen. In dergelijke gevallen is het verstandig om te anticiperen op wat komen gaat en inzicht te krijgen in de hoeveelheid speelruimte die u heeft bij uw belangrijkste stakeholders.

Inzicht in hoeveelheid speelruimte

Een onderneming staat nooit op zichzelf. Naast weten hoe u er zelf financieel voor staat is het belangrijk om te weten hoe het staat met uw directe stakeholders. Zoek contact met partijen als overheidsorganen, leveranciers, externe financiers, klanten en medewerkers. Op basis van gesprekken met deze partijen weet u of er:

• gebruik gemaakt kan worden van de NOW regeling en wat dat concreet voor u betekent
• coulant kan worden omgegaan met leveringsvoorwaarden en betalingscondities
• een andere manier is om te voorzien in de behoefte van klanten
• processen zijn die efficiënter kunnen worden ingericht en kosten kunnen worden bespaard
• een beroep kan worden gedaan op de flexibiliteit van werknemers

Een proactief gesprek met uw voornaamste stakeholders voorkomt dat er onder hoge druk naar oplossingen moet worden gezocht voor urgente problemen. Een tijdig gesprek over mogelijke scenario’s is een stuk prettiger en maakt dat u beter kunt anticiperen op uw omgeving. De risico’s voortvloeiend uit de vele onzekerheden worden hierdoor beter beheersbaar.

Scenario analyse

Niemand kan de toekomst voorspellen. Zelfs als u een goede liquiditeitsprognose maakt en inzicht hebt in hoeveel speelruimte u heeft, kan een overheidsmaatregel of annulering van een grote klantorder uw verwachtingen compleet onderuit halen. Daarom is het goed om een model te maken waar in uw voorspellingen koppelt aan een scenario’s, variërend van uiterst positief tot bijzonder negatief. De verschillende scenario’s zijn gelinkt aan een aantal vooraf gedefinieerde variabelen, zoals volumes, marktprijzen en kosten. Door vooraf te denken over hoe te acteren bij een bepaald scenario, bent u in staat om razendsnel te handelen als de werkelijkheid zich in de richting van dat scenario beweegt. Dit snelle handelen kan het verschil betekenen tussen het wel of niet afwenden van risico’s of het verzilveren van kansen die zich mogelijk voordoen.

Naarmate de tijd verstrijkt, wordt steeds beter zichtbaar in de richting van welk van de vooraf bepaalde scenario’s de werkelijkheid zich ontvouwt. Uiteraard is het daarvoor nodig om frequent uw model bij te werken met de belangrijkste kengetallen van de afgelopen periode. Dit doet u aan de hand van externe berichtgeving en uw eigen management informatie.

Ga je terug naar het oude of is het tijd voor vernieuwing?

Na verloop van tijd zullen ‘Lockdowns’ verder worden versoepeld en uiteindelijk opgeheven. Dan zullen u en uw stakeholders de draad weer oppakken. Graag nodigen we u uit om dit moment aan te grijpen om binnen uw organisatie veranderingen die nodig zijn door te voeren. Daarnaast is dit hét moment om eerder ingezette veranderingen kracht bij te zetten. Een aantal belangrijke randvoorwaarden zijn door de crisis immers (onbewust) geforceerd:

• de noodzaak om te veranderen wordt door iedereen gevoeld
• we zijn al intensief in gesprek met onze stakeholders
• ons creatieve brein is reeds geactiveerd en we zijn inmiddels gewend om meer ‘Agile’ te denken
• Wellicht is er door afname van de vraag meer tijd beschikbaar voor verandering

Maar waar te beginnen?

Ook hier is ons advies: ga in gesprek met uw stakeholders. Vraag aan uw interne en externe klanten wat hun wensen zijn en stimuleer proceseigenaren hun worstelingen en ideeën met u te delen. Dat geeft inzicht in de grootste bottlenecks in uw processen. In een van onze latere blogs leggen we uit hoe u deze bottlenecks vervolgens wegneemt, borgt in nieuwe werkwijzen en de basis legt voor een continuous improvement. Een mooie Lean Finance basis gelegd in crisis tijd.