Wat is Lean Finance?

Bij Tweak hebben we het vaak over Lean Finance. Maar wat is dat nu eigenlijk? Kort gezegd betekent Lean Finance een efficiënt en effectief ingerichte financiële afdeling. Efficiënt doordat we geen tijd en energie verspillen. Effectief doordat we precies doen wat de klant van ons verwacht. Maar hoe ziet dat er dan uit? Dat leggen we graag uit aan de hand van 6 kenmerken.

#1  Afgestemd op de wensen van de klant

Een Lean ingerichte financiële afdeling heeft duidelijk in kaart wie haar klanten zijn. Met klanten bedoelen we hier niet de externe consumenten van de onderneming, maar met name de afnemers van de financiële processen. Voorbeelden van klanten kunnen zijn:

• Management (rapportage proces)
• Budgethouders (budgetteringsproces)
• Belastingdienst (BTW aangifte proces)
• Crediteuren (betalingsproces)
• Externe accountant (jaarrekening proces)

Het soort en de grootte van de organisatie hebben invloed op welk soort klanten uw financiële afdeling bedient. Financiële afdelingen van grote bedrijven hebben vaak meer stakeholders (“klanten”) dan start-ups. Behalve dat we weten wie onze (interne en externe) klanten zijn, is het van belang dat we in detail weten wat deze klant wil. Hoe gedetailleerd wil de CFO zijn management informatie eigenlijk ontvangen? In welk format krijgt de HR manager zijn informatie het liefst aangeleverd? Hebben we een gedetailleerde ‘op te leveren stukkenlijst’ van de externe accountant? Processen zijn Lean als ze zijn ingericht op de klantvraag, waarbij op het juiste moment, op de juiste plaats, de juiste output of informatie wordt gegenereerd, in het juiste format. In Lean terminologie noemen we deze klantvraag de ‘Voice of the Customer’. Precies zoals de klant het wil.

#2  First Time Right

Een voorwaarde voor een Lean-Finance afdeling is dat alle stappen in het proces in één keer goed worden uitgevoerd. Fouten zijn namelijk de grootste vorm van verspilling. Ten eerste leiden fouten die niet direct worden ontdekt tot vertraging, frustratie en mogelijk zelfs tot verkeerde beslissingen of reputatieschade. Ten tweede moet de ontdekte fout hersteld worden (herbewerking).

In een Lean Finance omgeving zijn systemen, processen en medewerkers dusdanig in balans dat het uiteindelijk (vrijwel) onmogelijk is om fouten te maken. Het proces/ systeem laat een foutieve invoer niet toe, of de medewerker wordt middels visuele feedback direct gewezen op de fout. Hedendaagse ERP- en financiële systemen lenen zich bijzonder goed voor een dergelijke inrichting. Dit werkt het best wanneer het proces weinig uitzonderingen kent. Uitzonderingsgevallen leiden namelijk vaak tot handmatige (foutgevoelige) bewerkingen. Uiteraard is het ook van belang dat medewerkers getraind zijn om de processtappen op een juiste manier te volgen. Wanneer kan worden vertrouwd op een juiste invoer en verwerking, kunnen daarnaast tijdrovende controles achterwege blijven. In de Lean methodologie staan “fool-proof” oplossingen beter bekend als ‘Poka Yoke’.

#3  Vrij van verspillingen

Verspillingen zijn alle bewerkingen die geen waarde toevoegen voor de klant: alles wat we doen waar de klant geen behoefte aan heeft. Naast fouten (zie #2), zijn onnodige bewerkingen en wachttijd voorbeelden die we vaak zien binnen financiële afdelingen.  Binnen een Lean Finance afdeling is er veel minder sprake van dergelijke verspillingen. Binnen de Lean terminologie worden verspillingen aangeduid met ‘Waste’.

Onnodige bewerkingen
Veel werkzaamheden binnen een financiële afdelingen worden uitgevoerd “omdat we dit al jaren zo doen”. Uiteraard is dit geen valide argument. Doordat de wensen van de klant veranderen, voeren we werkzaamheden uit die niet meer nodig zijn of tot ongebruikte rapportages of toelichtingen. Ook het antwoord “dit moet van de accountant/ de wet”, zou moeten leiden tot een kritische blik. De vereisten die de externe accountant of de wet stellen zijn vaak aan verandering onderhevig en verdienen het om periodiek te worden “gechallenged”. Met de huidige mogelijkheden aan IT oplossingen is het bovendien mogelijk om veel handmatige bewerkingen te automatiseren, wat leidt tot minder fouten en een snellere afhandeling.

Wachttijd
In een proces met veel wachttijd duurt het onnodig lang voordat aan klantvraag wordt voldaan. In een financiële omgeving is dit een vorm van verspilling die veel voorkomt. Wanneer er meerdere medewerkers een rol vervullen in een proces is de afstemming vaak slecht, doordat werkzaamheden onvoldoende worden gepland of doordat het proces onvoorspelbaar is. Vaak dicteren de e-mailbox en ad-hoc verzoeken de prioriteiten van de medewerkers. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt in welke werkzaamheden het meeste waarde toevoegen voor de afdeling of organisatie als geheel.

#4  Gebruik van visuele hulpmiddelen

Een Lean ingerichte financiële omgeving maakt intensief gebruik van visuele hulpmiddelen. Door gebruik te maken van beelden vergroten we de waarschijnlijkheid dat fouten worden opgemerkt en/of aanwijzingen worden opgevolgd. Er kan gebruik worden gemaakt van onder andere: verbeterborden, flow-charts en krachtige grafieken in rapportages. Daarmee is voor iedereen in één oogopslag helder:

• Hoe het werk ervoor staat
• Hoe het werk gedaan moet worden
• Wanneer zich er een fout/ afwijking van de standaard voordoet
• Of we nog op schema liggen/ moeten bijstellen

Veel informatie wordt tegenwoordig vastgelegd in computer systemen. Daardoor is deze niet direct zichtbaar, wat de onderlinge communicatie enorm lastig maakt. Digitale dashboards bieden hiervoor een passende en toegankelijke oplossing. Maar laat u niet weerhouden totdat een dashboard is geïmplementeerd: ook het vertrouwde whiteboards of een afdruk van de month-end checklist bieden uitkomst. Met het juiste inzicht weten we of we de goede kant op gaan en of we moeten bijsturen. Daardoor verspillen we geen kostbare tijd en energie aan dingen die er niet toe doen. Binnen Lean wordt dit ‘Visual Management’ genoemd.

#5  Procesgedachte

Een Lean Finance team is zich ervan bewust dat de werkzaamheden die ze uitvoert niet op zichzelf staan. Zowel binnen de financiële afdeling als tussen de andere afdelingen vinden regelmatig afstemmingen plaats. De effectiviteit van financiële processen is namelijk sterk afhankelijk van de kwaliteit van de input van de verschillende afdelingen en functionarissen. Als de primaire invoer van gegevens inconsistent of onjuist is, dan is het voor een financiële afdeling vrijwel onmogelijk om op efficiënte wijze de juiste output te leveren voor haar klanten. Uitzonderingen in de invoer leiden tot noodzakelijk reparatiewerk die het proces foutgevoelig en tijdsintensief maken.

Door verder te kijken dan de eigen werkzaamheden en afdeling is het mogelijk om bottlenecks in het proces bij de bron aan te pakken (zie #2 – First Time Right). Door alle betrokkenen in het proces te betrekken zijn we in staat om inzicht te krijgen in welke effecten de verschillende radartjes in het proces hebben op het geheel. Op het moment dat alles op elkaar is afgestemd lijkt het alsof alles ‘vanzelf’ gaat. Binnen Lean noemen we dit fenomeen ‘Flow’.

#6  Mindset van ‘continu verbeteren’

Een Lean Finance afdeling is elke dag bezig om een beetje beter te worden. Medewerkers herstellen niet alleen een fout als ze die opmerken, maar ze zorgen er ook voor dat het proces zo wordt ingericht dat de fout zich in de toekomst niet meer voordoet. Daarnaast is het team voortdurend op zoek naar wat er beter kan: voldoet hetgeen we doen nog wel aan de wensen van het management? Zijn de stukken die de accountant opvraagt wel echt nodig? Kunnen we bepaalde werkzaamheden minder tijdrovend en foutgevoelig maken door ze te automatiseren?

Beter worden kan het beste samen: door met het team de dagelijkse frustraties (fouten) te bespreken, bijvoorbeeld aan de hand van een dag- of weekstart, zijn we in staat om bottlenecks in een vroeg stadium op te lossen en het proces waar nodig te herstellen. Alhoewel het management geen actieve rol in het (verbeter)team speelt, is hun rol wel van cruciaal belang voor de mindset van ‘continu verbeteren’. Als het management naast het beschikbaar stellen van tijd en ruimte, het vertrouwen geeft om actief met verbetering aan de slag te gaan, zal niet alleen de efficiëntie van het financiële proces maar ook het werkplezier van de medewerkers stijgen. Binnen Lean spreken we vaak over een ‘reis’ die nooit stopt: we blijven continue verbeteren.