Stakeholder Management

Waarom is Stakeholder Management belangrijk?

In een van onze eerdere artikelen zeiden we het al: een onderneming staat niet op zichzelf. De Corona crisis leert ons hoe afhankelijk we zijn van anderen om succesvol te kunnen zijn. Andersom geldt ook dat anderen afhankelijk zijn van wat wij doen of laten. Des te meer reden om daar in dit artikel meer aandacht aan te besteden.

Wat is stakeholder management?

Stakeholder management is het in goede banen leiden van de verwachtingen en belangen van alle betrokkenen en belanghebbenden van uw organisatie. Stakeholders zijn diegenen die invloed uitoefenen op, of worden beïnvloed door, het functioneren van uw organisatie. Met het opbouwen van relaties met relevante stakeholders probeert u zoveel mogelijk steun te krijgen voor het bereiken van uw strategische doelstellingen. Daarbij is het van belang om voortdurend te weten in hoeverre verwachtingen van stakeholders zijn afgestemd met het gedrag en de communicatie van uw organisatie.

Juist nu in crisistijd wilt u weten wat uw stakeholders van u verwachten en wat u van hen kunt verwachten. In het geval u dat nog niet gedaan hebt, is nu het moment om het gesprek aan te gaan. Hiermee verkleint u de enorme onzekerheid die als gevolg van de crisis ontstaat. Pro-activiteit is zeker nu het toverwoord: zorg dat uw stakeholders in kaart zijn gebracht en weet wat hun rol is in mogelijke toekomstige scenario’s. Stakeholder management is ten alle tijden belangrijk, maar juist in tijden van crisis zijn wij van mening dat het onmisbaar is!

Stappenplan regulier stakeholder management

In een ‘business-as-usual’ situatie bestaat stakeholder management uit de volgende 5 stappen. Voor een grotere onderneming zullen deze stappen wat formeler zijn en het aantal stakeholders vaak groter, voor kleinere ondernemingen is de aanpak waarschijnlijk wat minder formeel.

Identificeren: welke stakeholders zijn er en hoe groot is hun belang
Bepaal de positie van iedere stakeholder
Analyseren: wat is de invloed van stakeholders en wat is hun positie
Bepalen strategie: welke benadering, welke acties en hoe communiceren
Bouwen en onderhouden van relaties

Stappenplan stakeholder management in crisistijd

In crisistijd, wanneer de urgentie groot is, concentreren we ons tot slechts de eerste en de vierde stap van bovengenoemd stappenplan: Identificeren van je stakeholders en het bepalen van een strategie.

Identificeren: welke stakeholders zijn er en hoe groot is hun belang
De eerste stap is het identificeren van de stakeholders en hun belangen. Daarbij kunt u denken aan interne stakeholders zoals uw collega’s, de ondernemingsraad en de raad van toezicht, maar ook externe stakeholders als leveranciers, overheden, de accountant, externe financiers, aandeelhouders en vakbonden. Voor regulier stakeholder management is het gebruik van het DESTEP model een nuttig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat u volledig bent. Samengevat staat het acroniem DESTEP voor een 6-tal factoren: Demografische, Economische, Sociale, Technologische, Ecologische en Politieke.

In geval van een crisis situatie is het niet verstandig om de overige factoren geheel uit het oog te verliezen, maar de meeste aandacht gaat nu wel uit naar de economische en politieke factoren. Economische in de zin welk effect deze stakeholders op korte termijn hebben op de liquiditeit van uw onderneming. Politiek in de zin hoeverre u aanspraak kunt maken op subsidie en of overheidsmaatregelen. Per stakeholder bepaald u of deze tot deze urgente groepen behoort en stelt u vast welk belang zij hebben bij een goede samenwerking. Wanneer uw lijst volledig is , kunt u deze vervolgens prioriteren en clusteren (bij grotere aantallen stakeholders).

Bepalen strategie: welke benadering, welke acties en hoe communiceren
De Stakeholder Matrix ontstaat als gevolg van het grafisch combineren van het belang en de invloed van de stakeholders. Aan de hand van deze matrix kunt u bepalen welke strategie u per groep stakeholders hanteert.

Het is verstandig om aan stakeholders met grote belangen en veel invloed veel aandacht te besteden door regelmatig en intensief contact te onderhouden. Stakeholders met kleine belangen en weinig invloed wilt u monitoren, stakeholders met grote belangen en weinig invloed ‘informeren’ en degenen met kleine belangen maar veel invloed tevreden houden. Dit betekent dat u regelmatig moet updaten. In crisistijd kan de invloed en het belang behoorlijk verschuiven, waardoor het cruciaal is om te weten wanneer dit gebeurt.

U brengt vervolgens per groep stakeholders in kaart hoe u met hen in contact wilt blijven, hoe frequent dit is en welke informatie u vervolgens wilt verstrekken. Waar u bij de ene groep meermaals per week telefonisch contact heeft, volstaat bij de andere groep een tweewekelijkse update per mail. Deze informatie kunt u gemakkelijk aan uw stakeholder matrix toe voegen aan de hand van de volgende drie vragen: Wie? Hoe? Wat?

Wie? Hoe? Wat?
Met behulp van de stakeholder matrix weet u precies:

Wie u het eerst wilt benaderen (welke key stakeholders?)
Hoe u deze stakeholders wilt benaderen. Door intensief contact te onderhouden of door ze slechts te informeren, bijvoorbeeld via email.
En welke informatie u met hen wilt delen.

Wat is de link tussen Stakeholder Management en Lean?

Voor de link tussen Stakeholder Management en Lean maken we een onderscheid tussen de interne stakeholders en de externe stakeholders.

Externe stakeholders
Het woord ‘proces’ staat binnen Lean centraal. Daarin ligt de grondgedachte besloten dat we, om succesvol te kunnen zijn, over de grenzen van onze eigen organisatie heen moeten kijken. Deze verbondenheid met onze externe stakeholders wordt ook nu weer duidelijk. We adviseren u daarom om de belangen van uw belangrijkste stakeholders in uw keten in kaart te brengen. In de keten zijn we immers allemaal afhankelijk van de input van anderen. Door met hen in besprek te gaan en over de gehele keten afspraken te maken over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, kunt u voorkomen dat afnemers later in de keten niet geleverd krijgen doordat leveranciers eerder in de keten hun voorraden niet meer kunnen financieren. Daarbij zult u soms verder moeten denken van uw eigen ‘eilandje’ met als doel als gehele keten met zo weinig mogelijk kleerscheuren door deze crisis te komen.

Interne stakeholders
Interne stakeholders zijn veelal uw collega’s, diegenen die een rol spelen in het uitvoeren van de verschillende processen die er binnen een onderneming zijn. Een crisis zoals COVID-19 vraagt het regelmatig bijstellen van de koers van een onderneming. Daarmee gepaard gaat de noodzaak tot het aanpassen van bestaande werkwijzen en wellicht zelfs het nemen van vervelende beslissingen.

Ons advies hier is om zo transparant mogelijk te zijn. Uw collega’s zijn onzeker over wat komen gaat en ze zullen zich afvragen wat de crisis voor consequenties zal hebben voor hen. Zorg ervoor dat u deze onzekerheden zo snel mogelijk wegneemt. Maak zichtbaar welke opofferingen de organisatie doet. Dit maakt het gemakkelijker wanneer u genoodzaakt bent om opofferingen u van uw collega’s te vragen. Vergeet daarnaast niet juist nu ook voldoende aandacht te besteden aan persoonlijk contact met uw collega’s. In digitale tijden vervalt al snel het praatje bij de koffieautomaat, maar is het niet juist hier waar u achterhaalt wat er werkelijk speelt op de werkvloer en achter de voordeur?

Meer weten over Lean Finance?

Tweak Support

Wij beseffen als geen ander, er komt nogal wat op u af als ondernemer ten tijden van crisis. Soms kan het daarbij erg prettig zijn om een sparringpartner of wat extra handjes te hebben. In een gesprek kunnen we voor u een maatwerk oplossing bedenken voor uw vraagstuk. Benieuwd naar wat Tweak voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.