Hoe stel je een goede liquiditeitsprognose op?

Een goede kasstroomprognose gaat dertien weken vooruit. Banken zullen ook altijd om de 13 weeks prognose vragen. Mocht u al een liquiditeitsprognose hebben gemaakt in de ‘oude’ wereld is dit uw startpunt. Had u nog geen prognose? Dan de start uw prognose begin deze week met het openingssaldo van afgelopen maandag. Met behulp van een spreadsheet berekent u aan de hand van alle verwachte inkomende en uitgaande geldstromen, het banksaldo aan het eind van deze week. Vervolgens voert u ook de verwachte geldstromen voor de weken erna in. Naast het berekenen van de eindsaldi is het interessant te berekenen hoeveel financieringsruimte u aan het eind van elke week over heeft: ook wel ‘head-room’ genoemd.

Hoe verwerk je verbeteringen in je kaspositie?

De gevolgen van de coronacrisis zullen impact hebben op uw liquiditeitsprognose. Mogelijk komt u tot de conclusie dat het nodig is om maatregelen te nemen om uw kaspositie te verbeteren. Wellicht kunt u zelf liquiditeiten vrij maken (bijvoorbeeld door te kijken naar rekening courant posities, management vergoedingen of dividend uitkeringen) of uw stakeholders, zoals banken, overheid of leveranciers vragen om verlichting te bieden. Uw aangepaste prognose laat zien wat het effect van deze maatregelen is op uw banksaldo en head-room.

Sensitiviteiten en scenario’s

De volgende stap in het opbouwen van uw liquiditeitsprognose is het verwerken van sensitiviteiten. Een goed voorbeeld is de inkomende geldbeweging van uw debiteuren. U kunt met de sensitiviteit voor late of uitblijvende debiteurenontvangsten ‘spelen’ om zodoende gevoel te krijgen bij welk niveau liquiditeitsproblemen zich zullen voordoen.

Naast sensitiviteiten, is het goed om verschillende scenario’s te hanteren in uw liquiditeitsprognoses. U kunt daarbij bijvoorbeeld kiezen om onderstaande drie scenario’s te hanteren:

• V-Scenario: Hierbij voorziet u dat de Corona-crisis slechts één kwartaal impact heeft voordat u terug gaat naar uw oude omzet.
• U-Scenario: Hierbij voorziet u een impact op uw omzet van meerdere kwartalen als gevolg van de coronacrisis, waarna u voorziet dat uw omzet terugkeert op het oude niveau.
• L-Scenario: Hierbij gaat u er vanuit dat uw omzet niet meer terug zal gaan naar het niveau van voor de coronacrisis.

Houdt er rekening mee dat indien de coronacrisis langer aanhoudt, de scenario’s en sensitiviteiten van groter belang worden voor uw prognose omdat de onzekerheden groter worden.

Leren en anticiperen

Door de werkelijke waarden van de afgelopen week te verwerken ziet u hoe goed uw inschatting geweest is. Door afwijkingen te analyseren te verwerken in de weken die nog voor ons liggen, verbetert u gaandeweg uw model. Het lerend vermogen is het grote voordeel van het periodiek ‘aansluiten’ van uw verwachtingen met de werkelijkheid. Zo bent u steeds beter in staat om verrassingen te voorkomen.

Meerdere ondernemingen; Bottom-up aanpak

Heeft u meerdere ondernemingen of business units? Dan heeft het de voorkeur om uw liquiditeitsprognose bottom-up op te bouwen: Er worden liquiditeitsprognoses opgesteld op het niveau van de onderliggende entiteiten, welke middels formules of consolidatietools in een ‘topsheet’ worden geconsolideerd. Ook de verwerking van verbeteringen, sensitiviteiten en scenario‘s dienen bottom-up per onderneming / business unit opgebouwd te worden. Dit geeft u niet alleen inzicht in totaalniveau, maar laat ook zien als er op entiteit-niveau bottlenecks ontstaan.

Wat te doen als ik op korte termijn liquiditeitsproblemen verwacht?

In geval van verwachte liquiditeitsproblemen wilt u zo snel mogelijk onderzoeken welke mogelijkheden u heeft om uw kaspositie te verbeteren. Bepaal of u zelf liquiditeiten vrij kan maken en ga in gesprek met uw stakeholders. Wellicht kunt u:

• Gebruik maken van steunmaatregelen overheid;
• Uitstel van belasting betaling aanvragen;
• Betalingsafspraken maken met uw financiers of leveranciers;
• Uw debiteuren motiveren om eerder te betalen.

Hoe maak ik mijn liquiditeitsprognose Lean?

Op onze pagina over Lean Finance beschreven we al wat dit precies betekent: Een efficiënte en effectieve financiële administratie. In het geval van een liquiditeitsprognose kan dat als volgt worden uitgelegd:

Effectief:
Een liquiditeitsprognose moet effectief zijn. Een effectieve prognose geeft wat we ervan mogen verwachten, concreet betekent dit dat de prognose:

• Duidelijk (visueel) inzicht geeft in mogelijk toekomstige pijnpunten;
• Geen onjuistheden bevat, zoals ‘circular references’ of onredelijke aannames;
• Het juiste detailniveau laat zien (onder andere door gebruik van dashboards en het verbergen van voor de gebruiker onnodige details).

Efficiënt:
Uw prognose dient efficiënt te zijn, wat in dit geval doelt op de gebruikersvriendelijkheid van het document. Aangezien het een document is dat regelmatig bijgewerkt wordt, is het praktisch wanneer het model ‘dynamisch’ is. Dat wil zeggen dat door middel van formules uitkomsten automatisch worden ververst. Daardoor kunt u direct zien wat de consequenties zijn van uw wijzigingen. 

Indien u de prognose in Excel maakt raden we u aan de effecten van uw prognoses in formulevorm toe te voegen. Hierdoor bent u in staat om heel eenvoudig de effecten van de verschillende scenario’s op uw kasstromen inzichtelijk te hebben.

Continous Improvement
Zoals al eerder benoemd is voornamelijk het continue aanpassen en verbeteren van de prognose essentieel voor het lerend vermogen. Zorg ervoor dat u prognose up-to date blijft door deze wekelijks bij te houden. Door te leren van de werkelijkheid versus de verwachting, maakt u uw toekomstig inzicht elke week een ‘stukje beter’.