Lean Management – Acht vormen van verspilling
Wat is Lean Management?
Lean draait in de kern om het creëren van waarde voor de klant. Of een activiteit wel of geen waarde toevoegt, kunt u bepalen aan de hand van de volgende vragen:
- Is de klant bereid ervoor te betalen?
- Verandert de bewerking de dienst of het product op één of andere manier?
- Wordt de activiteit in één keer goed uitgevoerd?
De begrippen ‘klant’ en ‘betalen’ dienen breed geïnterpreteerd te worden. Een klant kan zowel de externe eindconsument zijn als een interne afdeling of collega. Met betalen bedoelen we het uitgeven van geld, maar ook bijvoorbeeld het investeren van tijd of het delen van persoonlijke gegevens.
Wat zijn verspillingen?
Verspillingen – binnen de Lean Management terminologie ook wel ‘Waste’ genoemd – is de verzamelnaam voor alle activiteiten die géén waarde toevoegen in de ogen van de klant. Alle stappen in een proces kosten tijd en/of geld. Lean streeft ernaar om alleen maar processtappen te hebben die waarde toevoegen. Alle activiteiten die vanuit de optiek van de klant geen waarde toevoegen zijn verspillingen en dienen dus zoveel mogelijk te worden geëlimineerd. Tevens zijn er binnen Lean activiteiten die voor de klant geen waarde toevoegen, maar verplicht zijn vanuit wet en regelgeving. Binnen Lean noemen we dit ook wel ‘Toegevoegde Business Waarde’.
Welke 8 verspillingen zijn er?
Binnen Lean worden 8 vormen van verspillingen onderkend. Binnen Tweak gebruiken we het bekende Engelse acroniem DOWNTIME als ezelsbrug voor deze 8 vormen van verspillingen. Hieronder hebben we de verschillende verspillingen voor u opgesomd.
Uiteraard zien de verspillingen in een financiële afdeling er anders uit dan in een productie omgeving. Hieronder hebben we twee voorbeelden uitgelicht van verspillingen die we regelmatig zien binnen financiële afdelingen.
Wat zijn defecten op de financiële afdeling?
Defecten zijn de grootste vorm van verspilling. Alles wat weggegooid moet worden of volledig opnieuw gedaan moet worden is immers pure verspilling van tijd en materiaal. Helaas zien we binnen de financiële afdelingen vaak nog een veelvoud aan defecten terug. Foutief opgestelde facturen, verkeerde BTW aangiften, onjuiste journaalposten en hoofdstukken in management rapportages met onjuiste informatie. Opmerkelijk is dat we binnen de financiële afdeling juist tal van tools voorhanden hebben om deze fouten te voorkomen. Ga eens met het team door de credit nota’s of correctie journaalposten heen en probeer de grondoorzaak van de correctie te achterhalen (binnen Lean bekend als Root Cause Analysis). Bedenk oplossingen voor de gevonden problemen en richt, bij voorkeur, het systeem zo in dat afgedwongen wordt dat de juiste informatie wordt ingegeven en fouten worden voorkomen (binnen Lean bekend als Poka Yoke).
Extra processing op de financiële afdeling
Een andere veel voorkomende vorm van verspilling binnen de financiële afdelingen zijn de overbodige bewerkingen. Hoe vaak ben jij nog met de (interne) klant van jouw product/ dienst in overleg omtrent de werkelijke behoefte? Weet je zeker dat het management nog steeds zit te wachten op de 10 pagina’s tellende appendices met detailinformatie van iedere individuele entiteit? En weet het MT ook dat hier 2 medewerkers ieder er 2,5 dag per maand mee bezig zijn? Weet je welke specificaties allemaal gemaakt worden in je afsluiting? Wordt iedere specificatie wel werkelijk gebruikt? Of belanden ze naast de sharepoint directory ook nog geprint in de mappen op de administratie. Het zijn slechts enkele voorbeelden van over-processing die we in veelvoud tegen komen binnen de financiële afdelingen.
Waar te beginnen bij het terugdringen van verspilling?
De eerste stap in het terugdringen van verspillingen is het erkennen dat ze er zijn en een manier te vinden om ze met uw team te identificeren. Een gangbare manier om verspillingen te identificeren binnen Lean is het gezamenlijk opstellen van een Value Stream Map (VSM). Een VSM geeft u een sterke visuele weergave van alle processtappen (activiteiten) en de doorstroom van informatie en materialen. Aan de hand hiervan is het vervolgens mogelijk om een onderscheid te maken tussen activiteiten die waarde toevoegen en activiteiten die dat niet doen.
Tweak Support
Wij beseffen als geen ander, er komt nogal wat op u af als ondernemer ten tijden van crisis. Soms kan het daarbij erg prettig zijn om een sparringpartner of wat extra handjes te hebben. In een gesprek kunnen we voor u een maatwerk oplossing bedenken voor uw vraagstuk. Benieuwd naar wat Tweak voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op.