Wat is de kracht van Continuous Improvement?

De kracht van Continous Improvement is het gemakkelijkst uit te leggen aan de hand van onderstaande cijfermatige vergelijking. In het eerste geval wordt dagelijks gedaan wat er de dag ervoor ook werd gedaan: er is geen oog voor om zaken beter te doen. In het tweede geval doet de medewerker wat hij deed, maar dan elke dag 1% beter (sneller, minder fouten, efficiënter) dan de dag ervoor.

Stel dat iemand erin slaagt om elke dag zijn werk 1% beter te doen, ervan uitgaande dat elke 1% verbetering ook weer bijdraagt aan de volgende verbetering. Dan leidt dit tot een effect wat we ook in de samengestelde interest zien: het effect neemt exponentieel toe. Natuurlijk vergt het dagelijkse bereiken van een dergelijke continue stroom aan verbeteringen een enorme drive en discipline. Echter wanneer dit vliegwiel eenmaal draait verdient het de investering dubbel en dwars terug.

Wat zijn de voordelen van een Continuous Improvement Cultuur?

Tweak probeert bij al haar opdrachten om een cultuur van Continuous Improvement te realiseren. Onze naam Tweak, het Engelse woord voor kleine verandering, is niet toevallig gekozen. We geloven erin dat als iedereen binnen een organisatie elke dag aan de slag is met het idee om zijn werk een klein beetje beter te doen dan de dag ervoor er enorm grote voorwaartse stappen gemaakt kunnen worden. De belangrijkste 3 voordelen van CI zijn:

#1: Verhoging van betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers
Verschillende recente onderzoeken tonen aan dat slechts ongeveer 40% van de Nederlanders betrokken en bevlogen is in hun werk. Met andere woorden, meer dan de helft van de medewerkers voelt zich niet verbonden aan hun organisatie óf is niet gepassioneerd over hetgeen wat ze binnen die organisatie doen. Ander onderzoek toont aan dat organisaties die er wél in slagen om hun medewerkers betrokken en bevlogen te krijgen, ruim 19% meer winst maken dan vergelijkbare organisaties die daar niet in slagen.

Deze betrokkenheid en bevlogenheid is precies waar het in de kern van CI om draait: medewerkers worden gefaciliteerd en gemotiveerd om zelf problemen op te lossen die hun werk vervelend maken. Gaandeweg dragen ze zelf actief bij aan een verbeterde efficiëntie van de processen waarbinnen ze werken. Wanneer medewerkers echt zien dat hun ideeën serieus genomen worden verandert dit de rol van een passieve toeschouwer naar een actieve deelnemer in het bedrijfsproces.

#2: Betere klanttevredenheid door betere kwaliteit producten en services
Een CI cultuur kenmerkt zich door afdelingen die actief zoeken naar manieren om hun werk beter te doen, waardoor ze steeds de waarde van hun producten en services verhogen. Door het inbouwen van voldoende ‘feedback loops’, weet de afdeling of ze nog voldoen aan de norm. Door actief in gesprek te zijn met onze belangrijkste klant toetsen we of onze norm nog een juiste weergave is van zijn wensen. In eerder blogs heb je kunnen lezen dat wat geen waarde toevoegt voor de klant, veelal kan worden gezien als ‘waste’. Hoe minder medewerkers bezig zijn met ‘waste’, hoe meer ze bezig zijn met het verbeteren van producten en services.

#3: Lagere kosten en responstijd, hogere productie
Op termijn zal CI, wanneer de eerste twee punten zijn gerealiseerd, leiden tot een aantal positieve neveneffecten waaronder:

• Minder verloop
• Lagere kosten
• Lagere responstijd
• Hogere productie

Dit werkt als volgt: Betrokken en bevlogen medewerkers halen eer en voldoening uit hun werk en hebben minder reden om een organisatie te verlaten. Een lager ziekteverzuim en verloop bespaart een organisatie kosten in de vorm van inhuur van flexibele arbeidskrachten/ overuren en uitbetalen van ontslagvergoedingen en het werven, selecteren en inwerken van nieuwe medewerkers. Doordat processen efficiënter verlopen met minder reden voor herstel, afval en/ of afkeur blijft er meer tijd over om goede producten te maken of de klant beter te bedienen.

Hoe creëer je een cultuur van Continuous Improvement?

De belangrijkste principes om in gedachte te houden bij het ontwikkelen van een CI cultuur zijn:

#1. Hou het klein
Zorg ervoor dat verbeteringen zijn gebaseerd op kleine veranderingen in het dagelijkse werk, niet op een revolutionaire andere aanpak. Grote veranderingen leveren vaak spanningen en onzekerheden op bij medewerkers. Door te kiezen voor kleine, incrementele stappen wordt de angst verminderd wat de snelheid en kans van slagen van de verbetering ten goede komt. 

Wanneer je een medewerker vraagt naar ideeën voor een nieuwe productlijn of revolutionaire nieuwe manieren om de klant te bedienen, zul je vaak nul op rekest krijgen: medewerkers zijn gefocust op hun dagelijkse werk. Logisch dat ze niet in opeens zullen komen met baanbrekende voorstellen. Vraag de medewerkers in plaats daarvan welke verbeteringen ze zouden kunnen bedenken waarmee ze op een dag 5 minuten zouden kunnen besparen. Steun hen vervolgens bij het implementeren van deze verbetering en deel het met iedereen in de organisatie om hetzelfde te doen. Op deze manier leiden kleine ideeën uiteindelijk tot een grote impact.

#2: Geef de ‘proces eigenaren’ een actieve rol in Continuous Improvement
Proceseigenaren, medewerkers die dagelijks het proces uitvoeren, zijn de sleutel naar succes. Zij weten beter dan wie dan ook: waar de knelpunten liggen, welke incrementele veranderingen het makkelijkst te realiseren zijn en hoe dat het beste aan te pakken. Door medewerkers zelf deze ideeën aan te laten dragen (de ‘bottom-up’ aanpak), groeit ook hun motivatie om er actief mee aan de slag te gaan. De volgende stap is om hen ook de vrijheid te geven en hen te stimuleren om actief met de verbeteringen aan de slag te gaan.

#3: Meet de verbetering en maak het zichtbaar
Iets veranderen en het een verbetering noemen is niet genoeg. Om echte verbetering te realiseren, moet de impact van de veranderingen worden gemeten. Hiermee wordt duidelijk of de verandering ook gebruikt kan worden om andere problemen op te lossen. Het duidelijk zichtbaar maken van de verbetering met een positieve ‘Return on Investment’ zorgt er tevens voor dat iedereen binnen de organisatie enthousiast en aangehaakt blijft.

Borgen van de verandering

Besteed na het doorvoeren van verandering voldoende aandacht aan borging van de nieuwe werkwijzen. Door te blijven stimuleren, meten en toepassing van ‘Visual Management’, maar ook door achterhaalde werkwijzen ‘uit te zetten’, zullen na verloop van tijd de nieuwe werkwijzen onderdeel worden van gedrag. Als we deze transitie op een juiste manier aanpakken wordt ‘change’ zelfs een natuurlijke manier van denken. En dat is de basis voor waar we binnen Lean naar streven: Continuous Improvement.